Normas para contestar:
1-
Identifíquese como una frase como: Buenos días, le atiende Katherine en
que puedo ayudarle etc.
2-
Evitar contestaciones como: Si,
dígame, Halo.
3-
Disculparse si hay que abandonar
el teléfono con frases como: “perdone un momento voy a consultar”
4-
Pregunte a su inter locutor si
tiene lo necesario para escribir una nota, pero antes de efectuar la llamada se
debe anotar los temas sobre los que se desea hablar, para que no halla pérdida
de tiempo
5-
La voz transmite el estado de
ánimo desde el mal humor hasta el cansancio.
Por este motivo cuando vaya a
efectuar la llamada trate que su tono de voz sea el oportuno, es decir debe
transmitir eficiencia, educación, cortesía y permanentemente disponibilidad.
6-
Al hablar la voz deberá ser
reposada y cordial intente que su tono de voz sea amistoso, tranquilo y sobre
todo muéstrese cortés por muchas obligaciones que tenga que hacer.
7-
No mantenga conversación con otra
persona mientras atiende el teléfono.
8-
No hable ni muy fuerte, ni muy
suave.
9-
Contestar lo más rápidamente
posible. No deje sonar el teléfono
muchas veces máximo tres.
10-
No haga bromas de mal gusto.
11-
Utilizar el nombre con el Don (Don
Carlos), y al apellido son Señor (Señor Valencia).
12-
No tapar el auricular con la mano
para hablar de la persona generalmente se escucha.
13-
No comer cuando se habla por
teléfono.
14-
La persona que habla (el que
llama) es la que debe terminar la conversación y colgar primero. Hablar en horas adecuadas máximo nueve de la
noche.
15-
Mantener la calma si la otra
persona esta alterada.
16-
La bocina del teléfono no debe
estar muy cerca de los labios.
17-
Responder con seguridad para dar
la impresión del control de la situación.
18-
Apuntar recados.
19-
Terminar la conversación con amabilidad
y colgar el teléfono con suavidad.
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